Служител напуска в петък. В понеделник всички са заети с преразпределяне на задачите му и никой не се сеща за имейла, облачния диск, VPN-а и паролата на фирмения профил във Facebook. Три месеца по-късно откривате, че той все още получава копие от писмата на клиентите, защото някога е настроил пренасочване към личната си поща. В обратната посока историята е също позната: новият колега идва на работа, а лаптопът му не е готов, акаунтът няма права и първите два дни минават в чакане. И двата сценария се решават с едно — писан IT чеклист за нов служител и ясна процедура за IT достъп при напускане на служител.

В тази статия ще намерите готови списъци за назначаване, напускане и смяна на позиция, които можете да адаптирате за фирмата си още днес.

Защо напускането на служител е IT риск

Повечето бивши служители нямат лоши намерения. Проблемът е, че активният акаунт е отворена врата — независимо дали някой минава през нея нарочно, случайно или защото паролата му е изтекла в интернет. Ето къде най-често остава „забравен“ достъп:

Фирмената поща и пренасочвания към лични адреси
Споделени папки и облачни дискове (OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox)
Облачни приложения — CRM, счетоводен софтуер, онлайн банкиране, системи за фактуриране
VPN и отдалечен достъп до офиса
Паролата на Wi-Fi мрежата и кодовете на алармата или вратата
Профилите на фирмата в социалните мрежи и рекламните акаунти
Регистраторът на домейна, хостингът и DNS
Портали на доставчици, куриери и държавни институции, където служителят е бил регистриран с личния си имейл

Най-опасни са именно последните две точки: ако единственият администратор на домейна е човек, който вече не работи при вас, в един момент можете да останете без сайт и без поща.

GDPR и принципът на минималните права

Регламентът за защита на данните изисква личните данни да се обработват с подходяща сигурност, включително защита срещу неразрешен достъп (член 5 и член 32 от GDPR). Бивш служител, който все още може да отвори клиентската база, е точно такъв неразрешен достъп. Ако това доведе до изтичане на данни, може да се наложи уведомяване на Комисията за защита на личните данни в срок от 72 часа. Повече за практическите изисквания ще намерите в нашата равносметка за GDPR.

Добрата практика, която прави и назначаването, и напускането по-лесни, е принципът на минималните права (least privilege): всеки има достъп само до това, което му трябва за работата. Когато правата се дават чрез групи и роли, а не „на ръка“ за всеки човек, и отнемането им става с няколко клика.

IT чеклист за нов служител

Започнете подготовката няколко дни преди първия работен ден. HR подава информация за позицията, отдела и началната дата, а IT подготвя всичко по списъка.

Преди първия ден

Създаване на потребителски акаунт по фирмения стандарт за имена
Добавяне в групите за отдела и ролята — поща, споделени папки, приложения
Лиценз за Microsoft 365 или Google Workspace и нужния специализиран софтуер
Подготовка на лаптопа или компютъра: актуална система, антивирус, криптиране на диска, фирмени програми
Телефон, слушалки, достъп до принтер, ключ или карта за офиса
Протокол за предаване на техниката със серийни номера — ще ви трябва и при напускане

През първия ден

Смяна на временната парола и включване на двуфакторна автентикация (MFA)
Инсталиране и въвеждане в мениджъра на пароли на фирмата
Кратко въведение в сигурността: фишинг, подозрителни фактури, къде се съхраняват файловете, кого да се търси при проблем
Подписване на вътрешните правила за използване на IT ресурсите (acceptable use policy) и на декларацията за поверителност
Проверка, че всичко работи — поща, VPN, принтер, споделени папки

През първия месец

Преглед дали правата отговарят на реалната работа — нито повече, нито по-малко
Проверка, че работните файлове се пазят в облака или на сървъра, а не само на работния плот, където не попадат в архивирането на данни

IT чеклист при напускане на служител

Тук времето е от значение. При планирано напускане процедурата се подготвя предварително и се изпълнява в последния работен ден. При спешна раздяла — в момента на съобщаването.

Блокирайте акаунта, не го изтривайте. Изтриването може да унищожи пощата и файловете безвъзвратно. Блокирането спира достъпа, а данните остават.
Прекратете активните сесии. Смяната на паролата не винаги излиза от вече влезли устройства — в Microsoft 365 и Google Workspace има отделна опция за прекратяване на всички сесии.
Премахнете MFA устройствата и паролите за приложения, както и регистрираните мобилни устройства.
Решете какво става с пощата. В Microsoft 365 честа практика е превръщане в споделена пощенска кутия, до която достъп получава прекият ръководител; в Google Workspace — прехвърляне на данните или архивиране. Настройте автоматичен отговор с контакт на нов човек.
Прехвърлете собствеността на файловете. Документите в личния OneDrive или Google Drive на служителя трябва да се прехвърлят, преди акаунтът да бъде изтрит.
Премахнете пренасочванията на пощата и проверете за правила, които препращат писма навън.
Съберете техниката по протокола от назначаването — лаптоп, телефон, ключове, карти, USB носители.
Сменете споделените пароли, които служителят е знаел — Wi-Fi, аларма, общи акаунти, социални мрежи.
Премахнете го от портали на доставчици, банкови системи, куриерски профили, регистратора на домейна и всички външни услуги.
Архивирайте данните според политиката за съхранение и след определения срок освободете лиценза.

Специално внимание заслужава пощата на бившия служител. Тя може да съдържа и лична кореспонденция, затова правилата за достъп до нея трябва да са описани предварително във вътрешните правила и служителите да са запознати с тях. Автоматичен отговор и достъп на ръководителя до служебните писма обикновено са достатъчни.

Смяна на позиция: тихият риск „натрупани права“

Когато служител преминава от счетоводството в продажбите, обикновено получава новите права, но никой не му отнема старите. След няколко години човекът има достъп до почти всичко. Това се нарича access creep и е чест източник на изтичане на данни.

При всяка смяна на роля прилагайте едновременно чеклиста за назначаване и този за напускане — само на ниво права
Веднъж на тримесечие или на полугодие преглеждайте кой член на кои групи е
Проверявайте и споделените връзки към документи — „всеки с връзката“ не изчезва сам

Кой отговаря за процеса

Най-добре работи двойката HR + IT. HR знае кога някой идва, сменя позиция или напуска; IT знае какво трябва да се направи. Без автоматичен сигнал от HR към IT чеклистът остава на хартия.

Създайте шаблон (формуляр или имейл), който HR попълва при всяко назначаване, смяна и напускане
Определете срокове: например подготовка три работни дни преди старта и изпълнение в последния ден
Водете регистър на акаунтите и техниката на всеки служител
Пазете попълнения чеклист като доказателство — полезно е и при проверка по GDPR

Ако вече имате централизирано управление на устройства и акаунти, голяма част от стъпките стават за минути. Добре организирана IT среда е и част от задължителните мерки за киберсигурност за всяка малка фирма.

Често задавани въпроси

Трябва ли да изтрием акаунта на напуснал служител веднага?

Не. Първо го блокирайте и прекратете сесиите, после прехвърлете пощата и файловете. Изтриването е последната стъпка, след като сте сигурни, че нищо важно не се губи и е изтекъл срокът по вашата политика за съхранение.

Колко бързо трябва да се спре IT достъпът при напускане на служител?

Идеално — в края на последния работен ден, а при спешна раздяла — в момента на съобщаването. Всеки ден, в който акаунтът остава активен, е ненужен риск за данните на фирмата и на клиентите ви.

Можем ли да пренасочим пощата на напусналия към неговия личен имейл?

Не е добра практика. Служебната поща съдържа данни на клиенти и фирмена информация, а пренасочването извън фирмата изважда тези данни от вашия контрол. По-добре е автоматичен отговор и достъп на ръководителя до служебните писма.

Малка фирма сме — нужен ли ни писан чеклист?

Да, дори и едностраничен. Точно в малките фирми един човек често има достъп до всичко — от банкирането до домейна, и една забравена парола може да струва скъпо.

Как SNM Support може да помогне

Назначаването и напускането на служители е част от ежедневната работа по абонаментната IT поддръжка на SNM Support. Подготвяме компютъра и акаунтите преди първия работен ден, а при напускане изпълняваме целия чеклист — блокиране, прехвърляне на поща и файлове, събиране на техниката и смяна на споделените пароли. Помагаме ви и да съставите готови шаблони за назначаване и напускане, съобразени с вашите системи и с GDPR.

Искате процесът във вашата фирма в София да работи без пропуски? Свържете се с нас за безплатна първоначална консултация.

IT чеклист при назначаване и напускане на служител